Jeg har forresten jobbet et sted som brukte regnskapssystemet 24sevenoffice. Det systemet fungerer slik at man mottar filer på mail eller lignende, for eksempel en PDF-fil med faktura. Man drar PDF-filen fra listen over filer og inn til det blanke området. Dette blanke området laster inn PDF-filen, og skanner med en algoritme som henter frem kontonummer, beløp og KID.

Så fyller systemet ut betalingsopplysningene automatisk i tekstfeltene ved siden av området hvor PDF-filen vises. Det er som oftest økonomiansvarlig som har systemet oppe, han drar PDF-filer inn og får dem automatisk skannet, og dersom noe går tapt i den automatiske skanningen, for eksempel hvis den ikke fant noe KID nummer, så må økonomiansvarlig bla gjennom PDF-filen og lete etter opplysningene manuelt og så fylle dem ut i systemet.

Neste ledd er daglig leder / eier. Han har også samme system oppe, og er siste ledd før pengene går ut av systemet, han dobbeltsjekker det økonomiansvarlig har gjort, og trykker enkelt på «godkjenn» eller «avvis». Han ser også PDF-filen samtidig og kan bla i den.

Så, i den bedriften jeg jobbet for, så ville en falsk faktura lett sluppet forbi økonomiansvarlig, men ikke eieren, som er en milliardær og svært gjerrig / forsiktig med pengene.